Si les réunions que vous organisez sont soporifiques, l’image de votre entreprise va en pâtir. Alors mieux vaut savoir organiser une réunion captivante. Mais comment réussir à capter l’attention des participants du début à la fin ?
Variez les supports
Vous utilisez des présentations PowerPoint ? Il va falloir trouver d’autres logiciels puisque la majorité des gens en ont marre de PowerPoint. Si vous voulez capter l’attention des participants, misez sur l’utilisation de supports variés. De nombreuses alternatives à PowerPoint existent déjà.
Favorisez les échanges au sein de votre réunion
Il est important d’arriver à apporter un certain équilibre au sein d’une réunion. La plupart du temps durant les réunions, il y a différents types de personnes. Ceux qui monopolisent la parole, ceux qui cherchent à l’obtenir et ceux qui attendent la fin des échanges pour pouvoir retourner discrètement à leur bureau. Un déséquilibre qui ne va clairement pas dans le sens de l’efficacité.
Il faut pousser les participants à apporter leurs contributions. Cela permet que chaque personne se sente valorisée et importante au sein de votre réunion.
Faite des réunions moins longues
Une réunion trop longue est généralement problématique puisqu’elle s’avère contre productive. Pour éviter que ces moments, normalement dédiés à la réflexion en groupe, se transforment en cours pour élèves dissipés, optez pour des réunions courtes, qui vont droit à l’essentiel.
Il est conseillé de débuter les réunions à l’heure prévue, sans attendre les éventuels retardataires. En annonçant une réunion de courte durée à l’avance, permettras d’encourager les participants à se concentrer sur l’essentiel.
S’accorder un moment de détente avant chaque réunion
Vous pouvez commencer la réunion quelques minutes avant pour proposer a vos collaborateurs un café, une viennoiserie, certaines entreprise propose même de la méditation ou quelques mouvement de yoga. Cela est particulièrement intéressantes pour le corps et l’esprit, ces pratiques, réalisées en groupe, ont pour effet de réduire les tensions internes et le stress tout en améliorant la concentration et la créativité.
Générer de l’inspiration
Vos collaborateurs manquent d’enthousiasme ? Vous trouvez qu’ils ne sont pas impliqués dans la réunion ? Alors essayez de les captiver en diffusant des vidéos, de la musique… L’objectif est de pousser les participants à prendre des décisions et à passer à l’action sans barrières.
Faite sourire vos collaborateurs
Vous aimeriez que vos réunions soient plus appréciées ? Souriez, variez le ton de votre voix, montrez de l’enthousiasme, remerciez les participants pour leurs efforts, racontez quelques blagues pour détendre l’atmosphère… En bref, faites en sorte de donner envie à vos collaborateurs d’être présents à la prochaine réunion !
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